中国电信集团有限公司（以下简称“中国电信”），充分发挥企业自研应用和专线接入保障等技术优势，不断完善工作机制，建立“云阅文、云会议、云调研、云保障”的“四云”平台，为外部董事规范高效履职提供有力支撑。
搭建“云阅文”系统，实现信息支撑全面完善
运用数字化技术优势，搭建外部董事专用“云阅文”系统，持续优化完善外部董事履职信息支撑机制，多手段保障外部董事阅文需求。系统建立以重要文件、重要资料、重要信息等专题组成的参考资料库，全面覆盖与董事行权履职紧密相关的集团重要报告、文件、数据，以及行业热点等信息资料。同时按周提供企业改革发展、技术创新、践行责任等方面的重要新闻动态，按月报送涵盖集团业务发展、财务效益及云网发展等生产经营核心关键指标的经济运行报告。此外，同步开发手机客户端，并运用VPN加密等技术，为外部董事随时随地安全阅文创造条件。2021年以来，“云阅文”系统共传递简报67期、重要材料313份，新闻信息240余条，有效帮助外部董事全面了解掌握行业发展动态和企业经营管理情况。
推广“云会议”应用，实现会议决策提质增效
针对常态化疫情防控态势，根据不同会议场景，自主研发由高清视频会议系统、无纸化会议系统、会翼云系统等组成的“云会议”系列应用，保障董事会会议规范高效召开。高清视频会议系统采用专线接入方式，在确保会议安全性与稳定性的同时，提供了多地址接入、高清晰视频、低延时体验的会议解决方案，有效解决外部董事异地办公情况下参会不便、交流不畅的难题。无纸化会议系统在全网实名制接入的基础上，运用移动终端设备等实现无纸化材料下发，省去会议材料的打印、装订、取送、摆放、回收、销毁等工作时间，极大提高了工作效率、降低了工作成本。会翼云系统作为大型会议全流程的会议服务系统，为外部董事参加公司半年工作会、全年工作会等企业重大会议提供高效便捷服务。2021年，集团通过“云会议”应用共保障召开董事会会议5次、董事会专门委员会会议3次，支撑外部董事参加重要工作部署类会议3次，切实增强了外部董事参与公司重要会议和活动的深度和广度。
创新“云调研”方式，实现董事调研灵活高效
结合外部董事履职实际，基于各类云会议系统及天翼视联网能力，创新调研方式，克服疫情影响，支撑保障外部董事深入基层单位开展调研指导工作。“云调研”统筹运用视频连线、线上演示、电话会议等手段，可以实现“跨地域、多场景、零距离”地进行业务现场察看、技术问题演示、重要客户访谈、基层员工座谈，帮助外部董事全面了解企业实情，为科学决策提供信息参考。在整个调研过程中，通过成立矩阵式的线上工作团队，周密制定调研计划，精心做好调研实施，做到调研环节衔接紧凑，切实简化陪同接待，工作效率明显提高。2021年，集团外部董事聚焦“一带一路”建设、“云改数转”战略落地、企业改革、科技创新、5G发展和新基建、风险防范等方面，先后对6家基层单位进行调研，其中4家以“云调研”的方式进行，真正将调研打造成为外部董事增进沟通交流、了解企业实情、解决实际问题、谋划发展方向的重要抓手。
强化“云保障”支撑，实现资料管理安全规范
自研天翼企业云盘，运用天翼账号认证登录、网银级加密传输、文件数据分片加密存储等技术手段，为董事会重要文件资料线上归档、使用、管理提供全流程安全保障。结合董事会运作实际，梳理形成以董事会工作台账为主、外部董事履职台账为辅的“1+8”工作台账，并运用云技术实现台账云化管理。同时利用云平台将历次董事会及专门委员会的会议通知、签报、议案文件、决议、记录等重要文件分次分类归档。通过云化管理，实现董事会相关资料台账系统梳理、专人维护、安全存储、便捷查阅，形成董事会工作整体视图，有效强化董事会决议执行情况的跟进督办，推动董事会工作有序开展。
